La semana pasada se celebró el VIII Congreso Internacional de Transparencia en Alcalá de Henares (Madrid). A lo largo de tres jornadas (27 al 29 septiembre) se sucedieron diferentes sesiones de mañana y tarde en las que los profesionales de la Transparencia y Buen Gobierno tuvieron la oportunidad de exponer sus trabajos e investigaciones a través de diferentes Sesiones Plenarias y Grupos de Trabajo.
Elisa Avilés, presidenta de la AEFP fue la encargada de coordinar y moderar el “GT23-10: Gestión documental y Transparencia” con la asistencia de múltiples ponentes del sector tanto de manera presencial como virtual.
En primer lugar, Julián Prior Cabanillas de la Dirección General de Gobernanza Pública presentó el futuro Mapa de Contenidos de la Administración General del Estado. Este es resultado del compromiso adquirido en el IV Plan de Gobierno Abierto de España. A través de la definición de las Funciones y Procedimientos de la AG, este mapa tiene como objetivo final facilitar la localización y comprensión de la información pública por parte de la ciudadanía.
A continuación, Rosario Lopaz Pérez (ACREDITA) habló sobre la importancia de la valoración documental desde el diseño y la gestión documental para afianzar la transparencia. También mencionó la necesidad fundamental de fortalecer los portales de transparencia y datos abiertos. Planteó además nuevos retos para los profesionales desde la revisión de los estudios de valoración, adaptación a la gestión electrónica y la importancia del trabajo de identificación de metadatos a nivel de serie y unidad documental.
De la Associacció de professionals de l’arxivística i la getió de documents de Catalunya intervinieron tres de sus miembros; Francesc Giménez, Mercè Aymerich y Sònia Torreblanca. El primero de ellos se centró en la responsabilidad contraída por los profesionales del sector para garantizar el control y la integridad y de velar por la no sustracción ni eliminación de la documentación pública. Nos mostró la propuesta de control desarrollada desde la asociación: una circular cuyo objetivo es la preservación de la documentación generada por los cargos electos u otro personal directivo con funciones públicas en relación con las responsabilidades y obligaciones referidas a la gestión de la documentación e información. Esta propuesta está disponible en su página web, tanto en catalán como en castellano, a disposición de los ayuntamientos que consideren su uso oportuno.
Por su parte, Mercè nos contó su experiencia profesional como archivera y miembro del GAIP, una situación excepcional y única a nivel nacional. En su intervención, planteó cuál es la realidad en el resto de las comisiones nacionales y abogó por la importancia de la presencia de los archiveros como profesionales capacitados gracias a la visión transversal que poseen de la Administración. Afirmó que, sin una gestión documental adecuada, es imposible contar con un acceso real a la información.
Sònia Torreblanca planteó un modelo teórico y metodológico para la evaluación de las dimensiones de calidad de los datos abiertos. El correcto análisis de estos permitirá un mayor control y una mejora de la toma de decisiones a la hora de gestionar la información pública. Explicó la metodología utilizada a través de bases de datos relacionales y análisis DAFO de la problemática inicial y final.
Montserrat Puyol Rodríguez, procedente de la ABADIB, mostró en su intervención el funcionamiento y origen de la Inspección de Archivos en Baleares, cuyo origen data de 1953, y que tiene como función principal el asesoramiento a archivos municipales y la elaboración de informes de inspección finales.
A continuación, Salvador Romero Espinosa —experto en Gestión y Protección de la Información y procedente de Jalisco, México— planteó la situación en su país donde la Ley de Transparencia (2001) es anterior a la Ley General de Archivos (2019). Esta contradicción provoca que, en muchos casos, las solicitudes de acceso a la información no sean resueltas debido a la falta de control en muchos archivos. Como resultado de esta situación, en algunos casos, el funcionario llega a clasificar la documentación requerida como confidencial —sin ni siquiera haberla encontrado dentro de sus fondos— solo para poder dar respuesta a la solicitud de acceso en el plazo estipulado en la Ley de Transparencia. Sin embargo, sí explica que todos los cuerpos administrativos deben contar con una Comisión de Transparencia.
El último en intervenir fue Francisco Fernández Cuesta, consejero técnico de la Subdirección General de Bibliotecas y Archivos del Ayuntamiento de Madrid, que planteó el régimen específico de acceso a la Información Pública. Explicó la legislación actual y la complejidad de la jurisprudencia en relación al acceso a la documentación de archivos. Esta intervención propició un interesante debate sobre la diferencia administrativa y procedimental entre las SAIP y las consultas directas a los archivos y sobre si deberían ser consideradas como un mismo trámite, teniendo en cuenta que —como planteó Fernández Cuesta— un alto porcentaje de las consultas correspondían al archivo frente a una minoría que lo hacían a través de las SAIP.
A pesar de lo breve de cada una de las intervenciones, los ponentes supieron plantear de manera concisa y clara sus exposiciones, lo que hizo de la jornada del jueves 28 por la tarde una jornada de gran interés para todos los asistentes.
